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关于加强学院采购管理的建议
作者:黄智 责任编辑: 浏览: 发布时间:2017年02月24日 17:35

一、问题现状:   

1、采购队伍薄弱。   

采购办现有工作人员三人,其中主任、副主任和干事各一名。采购办主要肩负学院大部分的零星和招投标采购工作,人员不足导致部分工作无法及时完成,无法向涉及部门提供应有的服务和保障。   

2、采购相关制度不够健全,现有制度涵盖面不够和相关细则缺失,导致部分工作无章可循和部门间相互推诿的情况出现,只能从个人理解、相互沟通和向上级领导请示去协调相关工作,一定程度上增加了工作难度。   

二、现状带来的影响:   

1、采购办工作人员在探索完善采购流程的同时,还必须完成大量的零星外出采购、院内招标审批工作、收集使用部门的采购需求(含标底参数)、协同财务处向财政厅采购申报计划、招标文件的编写、组织院内招标工作、招投标文件的管理、选定第三方招标代理公司、配合第三方招标代理公司和省直采购中心完成招投标工作等。   

采购办主任由后勤处处长兼任,采购办主任须统筹管理后勤处整体工作,除处理采购办重大事件和决策外,无暇顾及采购办琐碎繁杂的具体工作,大量繁冗的工作只能由其他两名同志去执行。现有工作量远超过两个人的正常工作量,无奈只能寻求后勤处文员在稍空闲时帮助完成部分文字性工作。尽管如此,采购办仍无法如期完成所有工作,部分采购工作滞后,供货不及时的情况时有发生,导致涉及部门不理解,对使用部门也造成了不利影响。   

2、采购工作中出现无章可循的情况时,采购人员与使用部门出现理解偏差时,采购人员必须花一定的精力去思考、咨询、请示和处理,面对原本人员不够的情况无遗是雪上加霜。如近期解决的由“谁”具体承办与中标单位签署合同的问题。没有相关制度或细则明确与中标单位合同的签署由哪个部门具体承办。使用部门认为自己在提出采购要求后,只需等待如期按质的收取货物即可,且采购办负责组织招投标,那么理应负责签署采购合同。但采购办仅仅是招投标的组织者,对使用部门的细节要求掌握得不尽全面,不具备相应专业知识,为签署合同而组建一支专业队伍在采购办任职,显得得不偿失。后与院办、纪检咨询和向主管院长请示,最终与使用部门商定由其具体承办。   

另外,学院没有量身定做的物资采购品牌范围和资金限额标准,部分使用部门申购品牌五花八门或是按照《湖南省省直行政事业单位2016-2017年国有资产配置预算限额标准》规定的限额顶格申购。少数品牌须付出较多的人力成本采购,得不偿失。超使用标准采购,无疑是种浪费,但确有所需,理当满足。   

三、建言内容:   

采购工作是否规范,是学院年度审计和领导离任审计的重要内容。国家财政政策进一步严格,作为省财政全额拨款的学校,没按规定程序办理的大笔资金已不能支出。   

1、组织各级领导认真学习政府关于采购管理的规定和学院采购管理制度,掌握国家采购政策和学院采购管理规定,从而自觉按政策和规定办事。   

2、进一步完善采购制度,并围绕现有制度出台相应实施细则。   

3、加强工作的计划性,保证有充足的时间按正规程序办理采购工作。   

4、加强采购工作队伍队伍建设。包括充实采购办工作人员和建立学院专家库。   

5、严格执行问责制度,谁违规谁担责。